Organisatie toertocht: tips?

[WielrennerYouri]

Hallo,

Ik en een groep vrienden hebben als fietsliefhebbers het idee gekregen om een toertocht te organiseren. We fietsen zelf vaak mee met toertochten. De organisatie is dan vaak erg goed, vandaar dat het ons ook een leuk idee leek om een toertocht te organiseren. We weten niet of iemand op het forum ooit iets heeft georganiseerd, maar alle hulp is altijd welkom. We hebben al een mail/inschrijving naar de NFTU gestuurd voor onze 'stichting' om te kijken of zij ook kunnen helpen.

Een overzichtje van wat wij nu hebben:

Waar?
De start- en finishplaats hoogstwaarschijnlijk in Hoeven, Noord-Brabant.

Naam?
Omdat wij de route langs de mooiste plekken in West-Brabant willen laten voeren, leek ons dit een toepasselijke naam.

Waarheen en afstanden?
Ten eerste is de tocht bedoeld voor de gezelligheid. Daarnaast willen we de fietsers langs de mooiste plekjes in West-Brabant laten fietsen. Daarom hebben wij gekozen voor enkele mooie plekjes in de altijd mooie Brabantse Wal, waar ook een heel klein beetje geklommen kan worden (Rijzendeweg, etc.) in combinatie met andere mooie plekken

Hoeveel?
We zouden de toertocht het liefste opdelen in drie afstanden: 80 – 110 – 150 kilometer. Bij elke afstand zouden er onderweg uiteraard enkele ravitaillerings plekken zijn waar gegeten en gedronken kan worden.

Wanneer?
Het liefste zouden wij de toertocht willen houden eind augustus.

Aantallen?
Over een aantal deelnemers spreken vinden wij nog moeilijk, omdat we uiteraard nog niet weten hoeveel animo er is. Daarvoor is natuurlijk een goede campagne nodig.

Budget?
Aangezien we nog jeugdig zijn, is het budget nog niet heel groot. Echter hebben we wel instellingen/bedrijven gevonden die ons misschien zouden kunnen helpen.

We hopen dat het een beetje duidelijk is. Feedback is erg welkom. Met positieve kritiek kunnen we altijd iets om het te verbeteren!

Alvast bedankt!

[Herman_N]

Leuk je enthousiasme. Maar is zou me er niet aan wagen. Ik ben geen ervaringsdeskundige, maar er komt zo vreselijk veel bij kijken. Daar word je niet vrolijk van.

Wat in me opkomt:
- Vergunningen regelen met de gemeentes. Een hell of a job, zeker als je geen connecties hebt. Waarschijnlijk komen gemeentes met allerlei voorwaarden waar je niet op rekent.
- Routebordjes laten maken en plaatsen.
- Vrijwilligers regelen.
- Seingevers regelen.
- Bevoorrading regelen. Hoeveel deelnemers verwacht je? Hoeveel koop je in?
- Publiciteit regelen. Website maken.
- Start/finishlocatie regelen.
- Inschrijving regelen.

Waarschijnlijk is dit nog geen kwart van alles waar je rekening mee moet houden.
Volgens mij kun je je tijd beter steken in lekker gaan fietsen en het organiseren overlaten aan verenigingen die hier al jaren ervaring mee hebben. Of je sluit je aan bij zo'n vereniging en helpt mee bij het organiseren van een tocht. Dan leer je het in de praktijk.

[magoo]

Hoi Youri, leuk initiatief! En je hebt wat mij betreft een mooie regio uitgekozen (ik woon in Breda en kom uit BoZ). Misschien helpt het jullie om contact op te nemen met enkele lokale organisaties? Bijvoorbeeld de organisatie van de Servais Knaven Classic in Etten Leur. En ik weet dat er bij mij in de buurt, in Ulvenhout, ook jaarlijks een toertocht wordt georganiseerd door de Stichting Spastisch Fietsdag. Zij hebben ook al eens een route naar de Brabantse wal gehad. Ik denk dat zij je wel van wat input kunnen voorzien. Succes!

[Nee_Nee]

Laat het lekker over aan verenigingen die hier al jarenlang ervaring mee hebben. Of maak een of meer verenigingen enthousiast voor je idee en bespreek met hen wat er gebeuren moet als zij jouw idee gaan overnemen.

Je kunt ook een DHZ-optie op poten zetten. Dan maak je een GPS trakc met jouw route en je nodigt wat mensen uit om mee te rijden. Goed navigeren levert voor een aantal fietsers een extra dimensie op aan het fietsen.

[amclassic-fan]

En tot zover het enthousiasme, wel een aardige dood doener dat je het maar moet laten aan iemand die meer ervaring heeft. Hoe denk je dat die andere de ervaring hebben gekregen? Die zijn ook gewoon een keer begonnen.

Voor een kleinschalige toertocht heb je overigens bij de meeste gemeentes helemaal geen vergunning nodig.

[colnagofreak]

Ik zou me eerst eens goed verdiepen hoe het zit met eventuele aansprakelijkheid bij ongelukken, je zit hier natuurlijk niet op te wachten, maar als 1 van de deelnemers iets overkomt b.v. invaliditeit of erger overlijden dan kan je daar je verdere financiële leven daar weleens de dupe van zijn.

In de huidige maatschappij van claimen en rechtsbijstand wordt je al gauw aansprakelijk gesteld, met een lange gerechtsgang en alle verdere gevolgen.

[rbr]

Mooi initiatief. Laat je sturen door je enthousiasme maar leer vooral van anderen. Neem contact op met mensen in de omgeving en vraag naar hun draaiboek. Beslis dan wat je zelf wil. Koos Moerenhout Classic is voor mij in de regio de maatstaf en misschien dat je van hun kunt leren. Begin vooral simpel


Verzonden vanaf mijn iPhone met Tapatalk

[DeletedUser02]

Een super leuk initiatief en ik wens jullie dan ook veel succes. Helaas kom ik helemaal uit het hoge noorden dus zit even langskomen en meerijden er niet in.

Mijn vader faciliteit ook jaarlijk een kleine toertocht (40/80km) en 4-daagse (35/70km) met ca. 150 deelnemers. Onze ervaring is helaas dat het moeilijk is om (terugkerende) stempelposten te vinden omdat horeca ondernemers niet staan te springen om fietsers, zeker niet in het hoogseizoen. De fietsers zijn doorgaans nogal zuinig en nemen zelf repen, broodjes, een banaan en zelfs een thermoskan koffie mee en gebruiken de stempelpost dus alleen maar om even naar het toilet te gaan (zeker bij een 4-daagse waar elke dag 2 stempelposten zijn en dus 8 'caféstops' binnen een week). Veel extra werk, weinig extra inkomsten en al die strakke pakjes, helmpjes en fietsen jagen de toeristen een beetje weg. Een goed idee voor een stempelpost zou misschien een plaatselijke voetbalkantine kunnen zijn, waar ze met vrijwilligers ook een paar euro's voor de club kunnen verdienen (in Augustus is de competitie nog niet altijd begonnen).

Daarnaast is er vaak weinig animo voor de 150km tochten omdat er toch vooral 'gewone' fietsers op afkomen, zeker via de NTFU. Het meeste werk levert dus het minste op (al zou mijn voorkeur wel uitgaan naar de 110/150 maar ik en vele mede-forummers zijn de uitzondering).

Als laatste, eind Augustus is erg laat in het seizoen. Mooi weer zal er ongetwijfeld nog wel zijn, maar de meeste mensen zitten in mei/juni/juli op de fiets. Zorg in ieder geval dat je andere grote fietsevenementen niet in de weg zit, zoals hier in het noorden de Drentse fietsvierdaagse met jaarlijks zo'n 13.000 deelnemers.

Ik denk dat de NTFU je hier wel mee op gang kan helpen, in ieder geval wat er allemaal bij komt kijken. Daarnaast heb je inderdaad wel de mankracht nodig voor de promotie, inschrijvingen, routes pijlen, een pechhulpje, parkeerterrein, stempelposten etc. Voor een eerste fietstocht zou ik uitgaan van <100 deelnemers, afhankelijk van de vrienden/familie/lokale clubs die je kunt bereiken misschien iets meer. Verkeersregelaars zijn overigens nog lang niet nodig bij zulke aantallen, evenals bevoorradingen etc. Dat is iets voor de grote evenementen. Hou het laagdrempelig is mijn advies.

[TheTourist]

Het lijkt mij ook een bijzonder omvangrijk project. Maar wellicht alleen de eerste keer. Indien een succes kan daar de jaren erna op worden voortgeborduurd.

Ik heb vorig jaar de toertocht Via Romana gefietst, omgeving Nijmegen
(https://www.facebook.com/toertochtviaromana/?fref=ts). Die wordt, voor zover ik het begrepen heb, georganiseerd door voornamelijk studenten (?). Niet al te groot van opzet maar erg leuk. Misschien hebben zij nog tips voor je

[J.Edge87]

Ik ben medeorganisator van een zeer kleinschalige toertocht. Je kan me altijd pb sturen.

[dickw]

Ik heb pas helpen uitpijlen bij een tocht op de weg en kwam een paar zaken tegen die je mogelijk wat helpen:
- Voor een stukje van 40 km had ik bijna 100 pijlen nodig, waarvan 2/3 voor rechtdoor.
- Zorg dat je veel brede wegen hebt, een ongeluk zit in een klein hoekje en 500m achter een langzamer groepje zitten is voor veel mensen teveel gevraagd.
Tja, een mooi initiatief, waar je veel mankracht voor nodig hebt om van de grond te krijgen. Maar mocht je dat lukken dan horen we hier natuurlijk graag dat het best te doen is.

[Gastheerg]

Sowieso weet in nieuwe initiatieven te waarderen.

Veel is al gezegd maar 1 ding gaat echt helpen: Stel jezelf de vraag: wat maakt deze tocht anders dan anderen?

Dat zorgt voor nieuwsgierigheid bij mogelijke deelnemers. Probeer iets te bedenken wat nieuw en verfrissend is.

Succes!